Легализация документов и процесс легализации
Процессу легализации подвергается любой официальный документ, требующий предоставления в государственные службы других стран, посольства, а также иностранные учебные заведения. Легализация документов — это не что иное, как подтверждение уполномоченной структурой его соответствия с оригиналом, существующим на другом языке. Цели могут преследоваться разные: подтверждение образования с переводом, различных документов, например, свидетельств о семейном положении.
Процедура оформления легализации предусматривает скрепление документов штампами установленного образца, удостоверенными подписями должностных лиц. Легализация должна быть проведена по таким правилам, чтобы владелец легализованного документа не имел повода усомниться в юридической полноценности документа.
Различается легализация документов с апостилем и консульская легализация. Первый вид подразумевает наличие на документах заполненного апостиля, штампа принятого образца. Правильно и полностью заполненный апостиль, легализация такого вида предполагает использование переведенного документа без ограничений и сомнений в подлинности документа принимающей стороной. К заполнению апостиля предъявляются жесткие требования.
Консульская легализация
В некоторых случаях используется консульская легализация — это вид легализации, когда требуется подтвердить оригинальность документа в органах государственной власти, в частности, в Министерстве иностранных дел и юстиции. Оказывают помощь в легализации посольства и консульства других государств.
Любой процесс легализации подразумевает документально зафиксированную форму заверки документа и нотариальную заверку документа. Часто процесс оформления легализованных документов длится продолжительное время.
В некоторых случаях предусмотрена процедура двойной легализации документа, то есть удостоверяется документ в той стране, где выдан документ, и в той, где будет приниматься. Подобный процесс требует сложных процедур согласования, но при этом может быть реально осуществлен.
Легализация и специализированные компании по легализации
Чаще всего возникают вопросы, связанные с документальным оформлением легализации документов. Подобные консультации осуществляют специализированные компании, которые занимаются сбором всех необходимых документов, а также согласованием их с госслужбами и пересылкой по указанному адресу владельцу документа, в том числе в другую страну.
При оформлении легализации требуется учитывать затяжной процесс оформления подобных документов. Выбор организации, которая будет оформлять документы, осуществляется на основании личных предпочтений, а также профессиональных возможностей данной организации. Консультация на фирме предполагает одновременное заполнение необходимых документов, а также проверку наличия всех необходимых документов.
Апостиль и легализация в консульстве
Консульская легализация необходима для тех стран, которые не относятся к членам – странам Евросоюза. Например, документы, заверенные апостилем, не принимаются Германией от Украины. Германия не поддерживает инициативы принять Украину в список стран Гаагской конвенции. Жители Украины должны перед выездом в Германию пройти процедуру консульской легализации всех необходимых документов.
Процедура легализации
Если не принимается апостиль, легализация проходит следующим образом:
- необходимо легализировать требуемый документ в Министерстве юстиции РФ;
- пройти процесс легализации в Министерстве иностранных дел РФ;
- пройти процесс консульской легализации, которая проводится либо на территории страны, принимающей документ, либо в консульстве.
Кроме того, процедура легализации предусматривает:
- нотариальную заверку переведенных копий документов;
- оформление доверенности на лицо, которое будет проводить процесс легализации, предусматриваемой заверку образца подписи доверенного лица;
- в некоторых случаях требуется подтверждение штампа или печати на документе.
Нотариальная заверка документов и согласование в министерствах:
- нотариальная копия предусматривает подтверждение подлинности перевода, а также подпись переводчика;
- Министерство юстиции должно подтвердить подпись нотариуса и правильность заполнения;
- все подписи должны быть удостоверены департаментом консульской службы МИД;
- заключительной процедурой является проверка (легализация) документа в консульстве принимающей страны. Если принимающая страна входит в Гаагскую конвенцию, на смену приходит апостиль легализации, то есть упрощенная легализация оригинальных документов.
В заключение стоит отметить, что МВД и МИД РФ не могут проставлять апостиль. Обычно апостиль уполномочена ставить только одна госслужба, в функции сотрудников которой входит проверка правильности оформления и корректности нотариальной заверки документов. Возможность апостиля значительно упрощает заверку подписей, печатей, перевода. Апостиль принимается только в странах Гаагской конвенции. Коммерческие документы не удостоверяются апостилем, также не требуется консульская легализация — для них предусмотрена другая процедура.